Participer à l’Assemblée Générale

INFORMATIONS

1 – Participation à l’Assemblée Générale

Qualité d’actionnaire

Les actionnaires peuvent prendre part à cette Assemblée Générale quel que soit le nombre d’actions dont ils sont propriétaires, nonobstant toutes clauses statutaires contraires. Chaque actionnaire est admis sur justification d’identité.

Les actionnaires pourront participer à l’Assemblée Générale :

• soit en y participant physiquement ;
• soit en votant par correspondance ;
• soit en se faisant représenter en donnant pouvoir au Président ;
• soit en se faisant représenter en donnant pouvoir à toute autre personne de son choix (articles L.225-106 I et L.22-10-39 du Code de commerce).

Il est précisé que pour toute procuration donnée par un actionnaire sans indication de mandataire, le Président de l’Assemblée Générale émettra un vote favorable à l’adoption des projets de résolution présentés ou agréés par le Conseil d’Administration et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets de résolution.

Un actionnaire qui aurait déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation ne peut plus choisir un autre mode de participation à l’Assemblée Générale, sauf disposition contraire des statuts.

Les représentants légaux d’actionnaires incapables et les représentants des personnes morales actionnaires peuvent être tenus de justifier leur qualité par production d’une expédition de la décision de justice ou d’un extrait certifié conforme de la décision des associés ou du conseil les ayant nommés.

Conformément à l’article R.22-10-28 du Code de commerce, pourront participer à l’Assemblée Générale les actionnaires qui justifieront :

• s’il s’agit d’actions nominatives : d’une inscription en compte desdites actions dans les comptes-titres nominatifs de la Société le mardi 18 juin 2024 à zéro heure, heure de Paris ;
• s’il s’agit d’actions au porteur : d’une inscription en compte desdites actions (le cas échéant au nom de l’intermédiaire inscrit pour le compte de l’actionnaire concerné dans les conditions légales et réglementaires) dans les comptes-titres au porteur tenus par leur intermédiaire habilité le mardi 18 juin 2024 à zéro heure, heure de Paris. Les intermédiaires habilités délivreront une attestation de participation, en annexe au formulaire de vote par correspondance ou de procuration établis au nom de l’actionnaire ou pour le compte de l’actionnaire représenté par l’intermédiaire inscrit.

Seuls les actionnaires justifiant de cette qualité au mardi 18 juin 2024 à zéro heure, heure de Paris, dans les conditions rappelées ci-dessus, pourront participer à cette Assemblée Générale.

L’actionnaire pourra à tout moment céder tout ou partie de ses actions :

• si la cession intervenait avant le mardi 18 juin 2024 à zéro heure, heure de Paris, le vote exprimé par correspondance ou le pouvoir, accompagné, le cas échéant, d’une attestation de participation, seraient invalidés ou modifiés en conséquence, selon le cas. A cette fin, l’intermédiaire habilité teneur de compte devra notifier la cession à la Société ou à son mandataire et lui transmettre les informations nécessaires ;
• si la cession ou toute autre opération était réalisée après le mardi 18 juin 2024 à zéro heure, heure de Paris, quel que soit le moyen utilisé, elle ne serait ni notifiée par l’intermédiaire habilité ni prise en considération par la Société.

Mode de participation à l’Assemblée Générale

Pour assister personnellement à l’assemblée, les actionnaires peuvent demander une carte d’admission à laquelle une attestation de participation est jointe.

Une attestation doit être également délivrée par son intermédiaire financier à l’actionnaire au porteur souhaitant participer physiquement à l’assemblée et qui n’a pas reçu sa carte d’admission le deuxième jour ouvré précédant l’assemblée à zéro heure, heure de Paris, permettant de justifier de leur qualité d’actionnaire au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée.

A défaut d’assister personnellement à cette assemblée, les actionnaires peuvent choisir de voter par correspondance ou par procuration avec ou sans indication de mandataires.

 Vote par correspondance ou par procuration par voie postale

 Tout actionnaire (nominatif ou porteur) souhaitant voter par correspondance ou par procuration peut solliciter un formulaire de vote par correspondance ou par procuration, par lettre adressée à Uptevia, Service Assemblées Générales, 90 – 110 Esplanade du Général de Gaulle – 92931 Paris La Défense Cedex, ou par email à l’adresse suivante : AG@carbios.com au plus tard six jours avant l’Assemblée Générale. Le formulaire de vote par correspondance ou procuration sera également disponible sur le site Internet de la Société : https://www.carbios.com/fr/assemblees-generales/.

Les actionnaires renverront leurs formulaires de vote par correspondance ou par procuration de telle façon à ce que la Société ou Uptevia puisse les recevoir au plus tard trois jours avant la date de l’Assemblée Générale, soit au plus tard le lundi 17 juin 2024 :

• si leurs titres sont inscrits en compte sous la forme nominative : renvoi du formulaire directement à Uptevia, Service Assemblées Générales, 90 – 110 Esplanade du Général de Gaulle – 92931 Paris La Défense Cedex, ou par email à l’adresse suivante : AG@carbios.com;
• si leurs titres sont inscrits en compte sous la forme au porteur : renvoi du formulaire à l’établissement teneur de compte qui en assure la gestion qui l’accompagnera d’une attestation de participation et l’adressera à Uptevia, Service Assemblées Générales, 90 – 110 Esplanade du Général de Gaulle – 92931 Paris La Défense Cedex, ou par email à l’adresse suivante : AG@carbios.com.

Il est précisé qu’aucun formulaire reçu après ce délai ne sera pris en compte.

1. Demande de carte d’admission ou vote par correspondance ou par procuration par voie électronique

Les actionnaires souhaitant voter par correspondance ou par procuration via Internet, avant l’Assemblée Générale, pourront transmettre leurs instructions de vote selon les modalités suivantes :

• si leurs titres sont inscrits en compte sous la forme nominative : sur la plateforme sécurisée VOTACCESS accessible via l’espace Actionnaire Uptevia dont l’adresse est : https://www.investor.uptevia.com. Les actionnaires pourront se connecter à l’espace Actionnaire à l’aide de l’identifiant rappelé sur le Formulaire Unique envoyé avec la brochure de convocation ainsi que leur code d’accès habituels ;
• si leurs titres sont inscrits en compte sous la forme au porteur : il appartient à l’actionnaire au porteur de se renseigner afin de savoir si son établissement teneur de compte est connecté ou non au site VOTACCESS et, le cas échéant, prendre connaissance les conditions d’utilisation du site VOTACCESS. Si l’a intermédiaire financier de l’actionnaire est connecté au site VOTACCESS, l’actionnaire devra s’identifier sur le portail Internet de son intermédiaire financier avec ses codes d’accès habituels. Il devra ensuite suivre les indications données à l’écran afin d’accéder au site VOTACCESS et transmettre ses instructions.

La plateforme VOTACCESS pour cette Assemblée Générale sera ouverte à compter du 31 mai 2024 à 10 heures. La possibilité de demander une carte d’admission, voter ou donner pouvoir (au Président du conseil d’administration ou à un autre actionnaire, à son conjoint ou au partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité) par Internet avant l’Assemblée Générale prendra fin le 19 juin 2024, à 15 heures, heure de Paris. Afin d’éviter tout engorgement éventuel de la plateforme Votaccess, il est vivement recommandé aux actionnaires de ne pas attendre le dernier moment pour saisir leurs instructions.

1. Traitement des procurations à personne nommément désignée

Les actionnaires pourront donner mandat ou révoquer un mandat avec indication de mandataire par voie postale selon les modalités suivantes :

• si leurs titres sont inscrits en compte sous la forme nominative : l’actionnaire au nominatif devra compléter le Formulaire unique de vote, joint à la convocation qui lui sera adressé, en précisant qu’il souhaite se faire représenter ou voter par correspondance puis le renvoyer daté et signé à Uptevia à l’aide de l’enveloppe T jointe à la convocation ;
• si leurs titres sont inscrits en compte sous la forme porteur : l’actionnaire au porteur devra demander le Formulaire unique de vote auprès de son intermédiaire financier qui gère ses titres, à compter de la date de convocation de l’Assemblée générale, le compléter en précisant les nom, prénom, adresse de l’actionnaire accompagné d’une copie de la pièce d’identité du mandant et du mandataire, puis le renvoyer daté et signé à son intermédiaire financier qui le transmettra avec l’attestation de participation émise par ses soins à Uptevia, Service Assemblées Générales, 90 – 110 Esplanade du Général de Gaulle – 92931 Paris La Défense Cedex ainsi que les nom, prénom et adresse du mandataire désigné ou révoqué ;

Seules les notifications de désignation ou de révocation de mandats dûment signées, complétées et réceptionnées au plus tard trois jours avant la date de tenue de l’assemblée générale pourront être prises en compte.

La révocation d’un mandat s’effectue dans les mêmes conditions de forme que celles utilisées pour sa désignation.

Conformément à la loi, l’ensemble des documents qui doivent être communiqués à cette Assemblée Générale, seront mis à la disposition des actionnaires, dans les délais légaux, au siège social de la Société CARBIOS à l’adresse suivante : Site de Cataroux, 8 rue de la Grolière 63100 Clermont-Ferrand et sur son site Internet : https://www.carbios.com/fr/assemblees-generales/.

 2 – Dépôt des questions écrites et demande d’inscription de points à l’ordre du jour ou de projets de résolution

Les actionnaires peuvent poser des questions écrites à la Société à compter de la convocation de l’Assemblée Générale conformément aux articles L.225-108 et R.225-84 du Code de commerce. Ces questions doivent être adressées au Président du Conseil d’administration au siège social de CARBIOS à l’adresse suivante : Site de Cataroux, 8 rue de la Grolière 63100 Clermont-Ferrand, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par télécommunication électronique à l’adresse email suivante : AG@carbios.com, au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l’Assemblée Générale, soit le vendredi 14 juin 2024. Elles doivent être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte.

Les demandes motivées d’inscription de points ou de projets de résolutions à l’ordre du jour par les actionnaires remplissant les conditions légales et réglementaires en vigueur, ou du Comité Social et Economique, doivent être adressées au siège social de CARBIOS à l’adresse suivante : Site de Cataroux, 8 rue de la Grolière 63100 Clermont-Ferrand, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par télécommunication électronique à l’adresse email suivante : AG@carbios.com, jusqu’au vingt cinquième (25^ème) jour qui précède la date de l’Assemblée Générale. Ces demandes doivent être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte justifiant de la possession ou de la représentation par les auteurs de la demande de la fraction du capital exigée par les dispositions en vigueur. La demande d’inscription de projets de résolutions est accompagnée du texte des projets de résolutions qui peuvent être assortis d’un bref exposé des motifs. La demande d’inscription d’un point à l’ordre du jour est motivée.

Il est en outre rappelé que l’examen par l’Assemblée Générale des points à l’ordre du jour et des résolutions qui seront présentés est subordonné à la transmission par les intéressés d’une nouvelle attestation justifiant de l’inscription en compte de leurs titres dans les mêmes comptes au deuxième (2^ème) jour ouvré précédant l’Assemblée Générale à zéro heure, heure de Paris.

3 – Droit de communication

Les documents et informations prévus à l’article R.22-10-23 du Code de Commerce pourront être consultés sur le site de la Société https://www.carbios.com/fr/assemblees-generales/ ainsi qu’au siège social de CARBIOS, Site de Cataroux, 8 rue de la Grolière 63100 Clermont-Ferrand, à compter de la convocation à l’Assemblée Générale des actionnaires.

Les actionnaires sont informés qu’un avis de convocation sera publié au B.A.L.O. quinze (15) jours au moins avant la date de l’Assemblée Générale des actionnaires reprenant les éventuelles modifications apportées à l’ordre du jour à la suite de demandes d’inscription de projets de résolutions présentées par des actionnaires et/ou le Comité Social et Economique.

Le Conseil d’administration